起業した時の会計、経理のやり方を教えてください。

記事執筆／監修：新井一（起業１８フォーラム代表）
最終更新日：2021/09/06

● 質問

起業した時の会計、経理のやり方を教えてください。
　

● 回答

独立をすると様々な変化がありますが、その中のひとつが「領収書の整理」です。記帳をするという作業も含めて、サラリーマン時代にはなかった仕事です。

主な作業としては「日々の経費を記録する」こと「売上を記録する」ことが必要になります。現金商売でない場合は、売上は銀行口座の入金を集計すればいいので、記帳的には手間ではありませんが「所得」を求めるためには「経費」の集計が必要なので、領収書の整理が必要になります。「何を何のために購入したのか」を証明できなければいけないので、きちんと整理をしておきましょう。

正しく経費として支出した領収書は、言ってみれば「金券」と同じ大切な書類です。管理方法に特に決まりはありませんが、人によっては月別にまとめて封筒に放り込んでおくこともありますし、私の場合は、今はZIPパックに入れて税理士さんに月一度郵送しているだけですが、開業当時はＡ４ノートに月別、日付順に貼りつけて管理していました。
　

領収書の宛名はどうする？

保存する領収書は、貰うときに「宛名はどうしますか？」と聞かれることがありますよね。その宛名ですが、空欄のままや上様、個人名、屋号、会社名など、いろいろなパターンがあります。本来は個人名、法人の場合は会社名にしたいところです。

これについて、ネット上では情報が色々あります。
　

領収書の宛名で「上様」は認められない

宛名として「上様（うえさま）」と記載するケースがありますが、これは税務処理上、正式に認められる表記ではありません。

決済額が少額だと問題ない場合がありますが、企業が発行する領収書では、原則として「上様」の表記を用いないのが基本です。

MakeLeaps「領収書の宛名の書き方とは？書き間違いの直し方も紹介」 より引用

領収書には宛名がなくても経費として認められるの？

領収書には支払った金額はもちろんのこと、支払った側の宛名を書くのが一般的です。領収書を依頼する側も、発行する側も、記載する宛名をしっかりと確認することが必要です。

きちんと社名を伝えられる場合もありますが、時間がなく「上様」とだけ記載してもらうよう依頼することや、うっかり宛名の記載がない状態で領収書を受け取ってしまう場合もあります。

経費計上の際には領収書の宛名が気になるところです。しかし、実際には、税法上大きな問題はありません。つまり「上様」であろうと、うっかり宛名が抜けていようと、構わないということです。

税法上において、経費として判定する場合に重要とされるのは、領収書の宛名ではなく事業との関連性です。

仮に宛名のない領収書の場合でも、経費計上に伴う詳細を確認できれば、万が一、問題があると判断された場合でも、その後に調査をすれば済みます。つまり、宛名よりも、何のために使われた費用なのかが明確であることの方が意味をなすというわけです。

マネーフォワード「領収書の宛名について」 より引用

レシートで貰う場合には名前は書いてありませんし、こちらで自分で名前を書いて打ち出すシステムもよくありますよね。原則、きちんと個人名、または法人名で書くということなのでしょう。
　

レシートと領収書の違いについて

お店で「手書きの領収書がほしい」という人をよく見かけます。あれは高額出費でない場合には、特に必要がない行為です。手書きが正式であるという事はありません。サラリーマンが会社の経費で一杯飲んだりすると、明細を知られるのが嫌なので、紙の領収書を求めたりすることがあるみたいですね。私が過去にいたメーカーでは、日付の入っていない領収書を沢山もっている人がいました。はっきり言って犯罪です。

高額商品の場合は、きっちり領収書で記録する方にした方がよいと思います。理由は、宛名が入るので自分が払ったという証明になるからです。文房具とか消耗品とかそういったものは、レシートで問題ないと思います。
　

法律上はレシートが領収書として認められているため、レシートがある場合、手書きの領収書は不要です。

MakeLeaps「「手書きの領収書」の書き方を解説！レシートと併用すべき？」 より引用

領収書がない場合は？

領収書がない場合は「伝票処理」を行います。「いくらをどこで何のために支払ったか」という出金伝票を切って記録をしておきましょう。出金伝票自体は100円ショップに行けば売っています。ただ、伝票処理はあくまでも例外的な処理なので、領収書を必ずもらっておくことを習慣にしましょう。

領収書がそもそもないもの、例えば交通費などについては一覧形式に残しておきましょう。便利なのはsuicaやpasmoなどのカードです。月に１度ほど履歴を印刷して保存しておき、伝票処理は月単位で合計金額を処理すると簡単です。カードにチャージした領収書ではなく、移動して出費した区間と料金の履歴が必要です。

また、冠婚葬祭の時なども領収書がありませんので、これも伝票処理をしておきましょう。その際の招待状や、その出費が何であったのかを証明できるものを合わせて保管しておきましょう。

記事執筆／監修：新井一（あらいはじめ）起業支援キャリアカウンセラー

起業18フォーラム代表。「会社で働きながら6カ月で起業する（ダイヤモンド社）」他、著書は国内外で全11冊。最小リスク、最短距離の起業ノウハウで、会社員や主婦を自立させてきた実績を持つ。自らも多数の実業を手掛け、幅広い相談に対応している。